Наскоро забелязах, че тенденцията на хилядолетието за избягване на телефони бързо се разпространява сред хора от всички възрасти. Започна със смартфони. Текстовите съобщения замениха оставянето на гласови съобщения и цели разговори вече се провеждат с палци. Обаждането на някого вече е на ниско място в списъка с приоритети за комуникация и дори често се пренебрегва.
Със сигурност писмената комуникация има своите предимства.
- Можете да извадите съобщението си, независимо дали другият човек е на разположение или не.
- Можете да отговорите, без да се притеснявате за часовите зони или моделите на сън.
- Не е нужно да губите време с нежелани бъбриви клюки.
Но телефонът има предимства, които текстът и електронната поща никога няма да преодолеят. Все още е важен инструмент за бизнес етикет и трябва да се разглежда еднакво в днешната комуникационна среда. Ето 10 сценария, при които телефонно обаждане се справя най-добре.
1. Когато се нуждаете от незабавен отговор
Проблемът с текста или електронната поща е, че никога не знаете кога някой ще се свърже с вас. Обичате да мислите, че другият човек седи там и чака съобщението ви, но не винаги е вярно. В наши дни, когато някой види името ви на звънещия телефон, той знае, че полагате допълнителни усилия да говорите с него. Разбира се, ако те са наистина заети, на среща, спят или се крият от вас, идентификацията на повикващия ще ги отклони и ще отидете на гласова поща, която те така или иначе рядко проверяват. Поне сега можете да се изразявате със сърдечна емоция .
две. Когато имате сложност с множество хора
Съпругата ми Ван наскоро координира ангажимент в чужбина за мен и в логистиката участваха шест различни души в множество часови зони. След пет загадъчни разговора по имейл, които създадоха повече объркване, тя буквално крещеше пред компютъра. Накрая предложих конферентен разговор. След 30 минути бяха отговорени на всички въпроси, всички бяха подредени и Ван премина от разочарование към облекчение. Сега тя е новоназначена телефонна адвокатка.
3. Когато не искате писмен запис поради чувствителност
Никога не се знае кой ще види имейл или текст. Вярно е, че телефонните обаждания могат да се записват ... но не законно в повечето държави без предварително уведомление или съдебно разпореждане. Освен ако не се чувствате напълно комфортно, когато вашето съобщение попадне в ръцете на никого, най-добре е да използвате телефона за разговори, които изискват преценка.
Четири. Когато емоционалният тон е двусмислен, но не трябва да бъде
Понякога усмивката не е достатъчна, за да предаде истинска емоция. Емотиконите помагат в широка рамка на емоционалния контекст, но когато са заложени чувствата на хората, най-добре е да ги оставите да чуят точно откъде идвате. В противен случай те естествено ще приемат най-лошото .
5. Когато има последователно объркване
Повечето хора не обичат да пишат дълги имейли и повечето не обичат да ги четат. Така че, когато има много подробности, които създават объркване, телефонните обаждания работят ефективно, за да внесат яснота. На първо място, можете да говорите около 150 думи в минута и повечето хора не пишат толкова бързо. Второ, на въпросите може да се отговори в контекст, така че да не се стигне до безкрайна следа от въпроси и отговори напред-назад.
6. Когато има лоши новини
Това би трябвало да е очевидно, но за съжаление много хора ще се подведат страхливо към споделянето на трудни новини. Не бъдете от онези безчувствени хора. Направете го за другия човек, а не за вас. Хуманизирайте ситуацията с емпатия, която могат да чуят.
7. Когато има много важни новини
Добро или лошо, ако има значение за информацията, приемникът трябва да разбере значението отвъд двойния удивителен знак. Най-вероятно те ще имат незабавни въпроси и трябва да сте готови да предоставите контекст, за да предотвратите нежелани заключения .
8. Когато планирането е трудно
След като се върнахме няколко пъти напред и назад с асистент на колега, опитвайки се да намеря налична дата и час, накрая просто й се обадих. Сега не трябваше да се притеснявам, че времето ще бъде запълнено до момента, в който тя прочете имейла ми. Току-що говорихме с календари в ръка и завършихме за пет минути онова, което ни раздразни в продължение на три дни. По-късно същия ден гледах как един от моите приятели-гурмани прекарва 20 разочаровани минути, използвайки Open Table и накрая му предложих просто да се обади в ресторанта. След три минути той имаше резервация и леко смутена усмивка.
9. Когато има намек за гняв, обида или конфликт в борсата
Писмените съобщения често могат да бъдат взети по грешен начин. Ако видите съобщение, което предполага някакъв вид проблем, не го оставяйте да нагрява - или още по-лошо, опитайте се да го поправите - с по-неемоционална комуникация. Вземете телефона и разрешете проблема, преди той да излезе извън контрол.
10. Кога ще донесе полза лично докосване
Винаги, когато искате да се свържете емоционално с някого и лице в лице не е възможно, използвайте телефона. Нека чуят грижата в гласа ви и признателността в сърцето ви.
Харесва ли тази публикация? Ако е така, запишете се тук и никога не пропускайте мислите и хумора на Кевин.
