Може би сте затрупани със задачи, опитващи се да се подготвите за някое предстоящо свободно време. Или може би ежедневното ви натоварване постоянно е толкова огромно, че се чувствате така, сякаш никога не можете да наваксате.
Така или иначе, вие оставате да гледате с кръстосани очи списък със задачи, дълъг мили и се чудите как някога ще успеете да свършите всичко.
Бил съм там и преди. Да имате твърде много в чинията си е обезсърчаващо, разочароващо и стресиращо преживяване. Но ако мислите, че единствените ви възможности са да сложите главата си на бюрото си или да започнете да дишате в хартиена торбичка, предстои ви още нещо.
Ето пет действителни стъпки, които трябва да предприемете, когато се чувствате погребани под работата си.
1. Приоритизирайте
Знаете, че тук някъде трябва да се появят класическите съвети за приоритизиране. И когато се чувствате съкрушени, това е първото нещо, което ще искате да направите.
Време е да зададете тези задачи в някакъв логичен ред, така че да можете да определите точно къде трябва да започнете.
Когато се съмнявате, препоръчвам проста матрична концепция (просто разделете квадрат на четири четни секции). След това маркирайте лявата страна на кутиите с „Спешно“ и „Не спешно“, а горната страна на кутиите с „Важно“ и „Не е важно“.
След това попълнете полетата с нещата, които трябва да приключите - поставяне на задачи в съответното поле, където смятате, че се класират. Това ще ви позволи бързо да видите откъде трябва да започнете (което, разбира се, е с тези неща, класирани едновременно като „Спешно“ и „Важно“).
2. Фокус върху стойността
Шансовете са, че имате няколко неща, които затрупват работния ви ден - не защото са от съществено значение, а просто защото винаги сте ги правили.
С всяка задача, която добавяте към списъка си със задачи, се фокусирайте върху това каква стойност предлага изпълнението. Този елемент наистина ли има значение? Какво го прави важно в голямата схема на нещата?
Това обикновено означава, че можете напълно да премахнете някои задачи. Когато се съмнявате, елементите, попаднали в куба „Не спешно“ и „Не е важно“ от горната стъпка, вероятно могат да бъдат изхвърлени веднага от списъка ви със задачи.
3. Делегирайте каквото можете
И така, сега ви остават нещата, които всъщност трябва да свършат във вашия списък. Но всъщност трябва ли да ги направите вие - или има някой друг, на когото бихте могли да ги делегирате?
Задачите, които попадат в раздела „Спешно“, но „Не е важно“ на вашата матрица, често могат да бъдат идеалните неща, които да изместите от собствената си чиния.
Нямате на кого да делегирате? Не е нужно да отбелязвате тази стъпка като пълна загуба. Проучете дали има автоматизирани решения, които можете да използвате, за да извадите ръчния труд от онези досадни повтарящи се задачи, които изпълнявате ден след ден.
4. Планирайте напред и уведомете
Направихте го - стигнахте до глупавата пясъчност на това, което трябва да постигнете. Но има само един проблем: Това стеснено натоварване все още изглежда твърде много.
Това означава, че е време да бъдем активни. Приоритизирайте приоритетите си (колкото и странно да звучи това) и определете дали ще пропуснете някакви срокове.
Ако е така? Уведомете незабавно съответните хора. Винаги е по-добре да дадете предварително предупреждение за закъснение, отколкото трескаво да се качите в нечия пощенска кутия на единадесетия час - без работата да е завършена.
5. Просто започнете
Всички горепосочени съвети са полезни. Но не може да се отрече, че ще им отнеме известно време - време, което се чувствате малко в момента.
Понякога най-доброто нещо, което можете да направите за себе си, е да се откажете от всички хакове, съвети и трикове и просто да започнете да разделяте този привидно безкраен списък със задачи.
Не, това може да не е най-стратегическият подход. Но поне ще свършите нещата.
Никой не обича да се чувства като натрупан под задушаваща работа. За съжаление обаче това е ситуация, в която всички ние често се оказваме.
Използвайте тези пет стъпки за справяне с това огромно натоварване и със сигурност ще се справите с възможно най-много стратегия и възможно най-малко стрес.