Ако вашият компютър е затрупано с дезорганизирани файлове и ненужни приложения е трудно да се свърши каквато и да е работа. Не само ще ви бъде по-трудно да намерите съдържанието, от което се нуждаете, когато имате нужда от него, но също така ще почувствате допълнителен стрес и може да се разсеете по-лесно.
И все пак за повечето хора е трудно да организират работния си плот на компютъра по смислен, интуитивен начин.
Можете да започнете, като признаете основните предизвикателства, които пречат на организирания работен плот:
- Избор на стандарт. Ако нямате идея как да организирате файловете си, никога няма да започнете. Парализата на анализа при вземането на решение за организационен метод може да убие някои усилия, преди те дори да започнат.
- Разчистване на бъркотията. Безредието има мощен ефект върху вашия стрес и емоционално благополучие, но е трудно да изтриете файлове, ако смятате, че има шанс да ги използвате отново в бъдеще. Много е лесно компютърът да се затрупа с ненужни предмети.
- Намиране на времето. Почти невъзможно е да автоматизирате процеса на организиране на вашия работен плот, което означава, че ще трябва да отделите време, за да го направите ръчно - време, което много работници смятат, че нямат.
- Да останеш последователен. След като вземете решение за организационен стандарт, ще трябва последователно да прилагате този стандарт в бъдеще. Тук повечето хора се провалят.
Сега нека се съсредоточим върху стратегии, които можете да използвате, за да се организирате - и да останете - организирани:
1. Консолидирайте най-важните си приложения.
Първо направете опис на приложенията, които са най-важни за вашата позиция. Може да имате три или четири, които използвате ежедневно, или абонаментен пакет от софтуерни програми, които ви предоставят по-голямата част от функционалността, от която се нуждаете. Например, може да успеете сливане на функции от множество приложения с едно цялостно решение или използвайте един набор от приложения, за да замените колекцията от смесици, която сте натрупали с течение на времето.
2. Изтрийте или приберете това, което не използвате, поне седмично.
След това започнете разхвърляйки каквото можете . Ако не можете да си спомните последния път, когато сте използвали приложение, деинсталирайте го. Ако не можете да си представите сценарий, за който ще ви трябва определен файл, изтрийте го. Ако изглежда, че може да е ненужно, но се борите с решението, създайте папка, в която можете да съхранявате тези рядко достъпни файлове и приложения - и след това поставете тази папка встрани.
3. Вземете решение за споразумение за именуване на файлове.
Следващия, вземете решение за конвенция за именуване за вашите файлове, които можете да използвате последователно. Например, можете да кодирате всеки файл с датата, така че те да са изброени в хронологичен ред и след това да включите името на клиента, за който се отнася всеки файл, така че можете бързо да търсите по клиент. Започнете да преименувате всички файлове, които все още не се придържат към тази конвенция, и правете бележки, за да можете да я използвате последователно в бъдеще.
4. Създайте система от папки и подпапки.
Опитайте се да съхранявате всеки файл на вашия компютър или в акаунта си за съхранение в облак в строго организирана система от папки и подпапки. Трябва да имате шепа „основни“ папки (като документи, произведения на изкуството или шаблони) и няколко подпапки в тези основни папки въз основа на клиенти или специфичните типове файлове, съдържащи се в тях. Възможно е да има някои файлове, които принадлежат към множество категории; за тях ще трябва да направите индивидуална покана за преценка. Не забравяйте, че винаги можете да изпълните търсене, ако има нещо, което не можете да намерите.
5. Персонализирайте фона си.
Ако искате работният ви плот да бъде още по-интуитивно организиран, помислете създаване на потребителски фон , разделени на ясни раздели. Например можете да посочите лявата страна на екрана за „най-използваните приложения“, а средата за „често достъпни файлове“.
6. Отделете допълнително време за сортиране на ново съдържание.
Изкушаващо е да изхвърляте случайно нови файлове на вашия работен плот, когато бързате, но ако искате да останете организирани, ще трябва да се ангажирате да отделите време, за да поддържате всички нови файлове и приложения в правилния ред ( правилните конвенции за именуване). Отнема най-много няколко минути, така че не би трябвало да е много ангажимент.
7. Планирайте периодична сесия за почистване.
Докато вашият календар вече не е пълен с напомняния и задачи, планирайте повтаряща се сесия, за да почистите работния плот, за да не препълва. Планирането на нещо веднъж седмично или дори веднъж месечно може да попречи на работния плот да се затрупа отново.
След като вашият работен плот е достатъчно организиран, ще ви бъде много по-лесно да намерите това, което търсите, ще се почувствате съживени и дори може да се окажете в по-добро настроение през целия работен ден. Може да отнеме време, за да се организирате, но крайните резултати си заслужават.
