Да направите страхотно първо впечатление по телефона може да изглежда по-лесно, отколкото да го направите лично, но това не е непременно вярно. С липсата на езика на тялото, лицевите впечатления и външния вид, ние оставаме да идентифицираме фините нюанси на разговора, за да ни разкажем повече за човека, с когото разговаряме.
Днес повече от всеки друг път в историята имаме богата възможност да разширим мрежата си и да се срещнем с хора от всички краища на земята. Не го духайте, като правите нещо по-малко от това да дадете всичко от себе си, само защото другият човек не може да ви види. Може да не ви видят, но тези грешки в преценката ще им кажат много за вас.
1. Оставайки на вашия компютър.
Всеки, който има унция способност да наблюдава, може да каже дали не им обръща цялото внимание. Колкото и изкушаващо да е да прегледате имейла си или да завършите коментар в социалната мрежа, това е очевидно и грубо. Дори няколко секунди психически отсъствия ще оставят лошо впечатление и могат да накарат другия да се отдръпне.
Няколко минути преди обаждане затворете браузъра и имейла си и помислете и намерете предстоящия разговор.
2. Закъснение психически за обаждането.
Може да вземете телефона навреме, но ако трябва да поискате още няколко секунди, за да изпълните задача, технически закъснявате с обаждането. Това може да изпрати неограничен брой съобщения до другата страна, като ги остави да заключат, че сте зле подготвени, не сте наясно с времето или не се интересувате от разговора. Ако сте човек, когото другите гледат на това, може също да остави обаждащия се със самосъзнание, че не са важни за вас.
Всеки е важен. Без значение с кого ще говорите, включете главата си в играта, преди да вдигнете телефона.
3. Говорене с бърз тон.
Ако звучите обезумели или се потопите в разговора с бърз тон в гласа, той изпраща сигнал, че сте нетърпеливи да приключите разговора. Дори ако само коригирате минута или две в разговора, обаждащият се чувства неподготвен и обаждането може да бъде неудобно.
Поемете дълбоко въздух, преди да приемете или да се обадите; единственият момент, който има значение, е моментът, в който се намирате.
4. Обаждане от обществено място.
Наскоро проведох интервю за работа на клиент и кандидатът се обади от Starbucks. Задавам въпроси, за да помогна да се установи нивото на емоционална интелигентност на човека, така че разговорът е малко по-личен от традиционното интервю за работа. Фоновият шум не само беше разсейващ, но отговорите на жалбоподателя бяха изрязани и ограничени. Познайте кой не е намерил тази работа?
Мобилните телефони улавят шум във фонов режим, който е изключително разсейващ и досаден. Извинението просто не го хаква, отведете се на тихо място преди телефонно обаждане.
5. Разрешаване на прекъсвания.
Служители, деца или домашни любимци, нахлули във вашия разговор, ще нарушат потока и отново ще изпратят сигнали, че повикването няма значение. Тъй като домашният офис вече е нещо обичайно, личните прекъсвания изглеждат малко по-приемливи, но все още са непрофесионални. Прекъсванията от страна на колеги и служители може да оставят впечатлението, че нямате здравословни граници в работата. Разрешаването на подобни смущения може също да остави впечатление за собствена значимост и липса на контрол върху вашата среда.
Закачете на вратата си знак „Не ме безпокойте“, ако е необходимо. Положете малко усилия и предайте съобщението на всеки, който може да го прекъсне.
6. Пренебрегване на усмивката.
Те не могат да видят очарователната ви усмивка, но могат да я чуят във вашия тон. Дори интервюто за работа не трябва да е напълно сериозно, така че се усмихвайте малко. Може да е в горната част на разговора, когато приветствате човека или по време на очарователен коментар, предназначен да пробие леда. Без съмнение гласът се променя, когато се усмихвате и тонът ви ще стане много по-приветлив.
7. Говорене или прекъсване.
Особено лесно е разговорът да се припокрива, когато се осъществяват повиквания от мобилно устройство. Може да нямате лошия навик да говорите и да прекъсвате другите, но малките забавяния в технологията правят по-вероятно това да се случи.
Постанете малко преди да говорите, за да сте сигурни, че мисълта на другия е пълна. Не е лесен навик да се впуснете, но ще ви спаси от много неудобни моменти.
8. Бързане от телефона, без да го приключвате.
„О, погледни часа!“ Можете също така да кажете: „Ти ме отегчаваш и аз трябва да затворя.“ Оставете достатъчно време, за да обсъдите следващите стъпки и за затваряне на приятните неща. Рязкото завършване може да затрудни дори и най-успешните телефонни разговори. Задайте таймер, ако трябва, и избягвайте да бързате от телефона, преди да са налице правилните планове и благодарности.
Първите впечатления са трайни впечатления. Всеки разговор заслужава вашето пълно внимание и малко предварително планиране. Обичам да планирам броня от само няколко минути в двата края на телефонно обаждане. Присъствайте изцяло за разговора си, никога не знаете до къде може да доведе.
