В момента в моята входяща поща има 93 имейла, 15 от които са непрочетени. Колко имаш?
През последните няколко години Inbox Zero се превърна в популярна техника за управление на времето. Разработено от Merlin Mann, Inbox Zero се застъпва за поддържането на празната поща по всяко време. Застъпници на Inbox Zero, хвалят се, че превъзхождат останалите от нас. Тъй като са в състояние да поддържат празна пощенска кутия, те са постигнали разхвърлян мозък и могат по-добре да се фокусират върху важните неща.
Това ме подлудява. Inbox Zero е пълна загуба на време. Смятам се за експерт в само няколко неща на този свят и управлението на времето е едно от тях. Наличието на входяща поща, която е актуална и минимална, наистина е ценно, но да се уверя, че входящата ми поща е на нула всеки ден е разточително и разсейващо.
Ето пет техники за управление на времето, които бих избрал над Inbox Zero всеки ден от седмицата:
1. Бумеранг
Boomerang е разширение на Gmail. Това е най-добрият инструмент за управление на времето, който съм открил в професионалната си кариера. Ако очаквате отговор от имейл, който изпращате, можете да изберете този имейл да се показва в горната част на входящата ви по-късна дата и час по ваш избор, ако до този момент не сте получили отговор. Можете също така да съставите имейл по всяко време на деня и да го изпратите на по-късна дата. Често ще пиша имейли в 23:00 или 6:00 и ще използвам Boomerang, за да ги изпращам в работно време, за да не преча на съотборниците си.
2. Трело
Trello е безплатен инструмент за управление на задачи, достъпен както в мрежата, така и в мобилния телефон. Trello ви позволява да приоритизирате задачите и да формирате различни списъци. Можете да имате списък „За да направите днес“, списък „Обаждания за осъществяване“ и др. Опциите са безкрайни.
Можете дори да препратите всеки имейл до Trello. Вътре в дъска на Trello кликнете върху „Показване на менюто“, след това върху „Още“, след това върху „Настройки за изпращане по имейл до борда“. Ще намерите уникален имейл адрес. Препратете всички имейли до този имейл адрес и те се добавят към вашата дъска Trello.
Това е изключително полезно за всички онези имейли, които всъщност са „Задачи“ и които не са непременно чувствителни към времето, но към които искате да се обърнете в даден момент.
3. Имейл филтри и отписване
И двете служат на една и съща цел - пропускане на входящата поща. Отписването от имейл списъци отнема време, но това е огромна икономия на време и си струва инвестицията. За имейли, които искате да получавате, но не е нужно да ги четете, като купони до любимите си магазини и пощенски списъци, настройте имейл филтър, за да пропуснете входящата си поща и да отидете направо към етикет за имейл.
Имам етикет, наречен „Отстъпки и оферти“. По този начин, когато съм на пазара за отстъпка, просто отивам в тази папка и виждам какво има.
4. Списък на първите три
Четенето на имейли, когато идват, е напълно произволно и реактивно - обратното на приоритетите и проактивното.
Вместо да ви поставят белезници на имейла през целия ден, всяка сутрин съставяйте списък с първите три бизнес и трите лични задачи, които се стремите да изпълните до края на деня. Поддържам първите си три списъка в Trello. Хартията също работи, както и всяко друго място, което изберете да запазите списъка. Задачите трябва да са достатъчно малки за изпълнение.
Ако трябва да напишете рецензия за ефективността и тя трябва да бъде представена след седмица, най-добрите три задачи може да са да отделите 30 минути за нея днес.
5. Изключете ВСИЧКИ известия по имейл
Знаете кой сте - ако не можете да проведете разговор, без да проверите телефона или часовника си, обещайте ми, че ще отделите 10 минути днес и ще изключите известията.
Вярвам, че на лаптопите не трябва да има известия и на телефони само известия с текстови съобщения. Постоянното отваряне на имейл само за незабавен отговор или изваждане от входящата ви поща, дори ако ще използвате Boomerang, за да го отложите за друг ден, изисква непрекъснато превключване на задачи.
Изследванията доказаха, че многозадачността е неефективна и тези от нас, които могат да се съсредоточат върху една задача, имат огромно предимство. Ако не можете да накарате себе си да изключите всички известия, изключете колкото можете.
6. Просто кажете не
И накрая, ако всичко друго се провали, просто кажете не. Мит е, че трябва да се стремите към всички искания.
Не бъдете груби и призрачни хора, но ако имате задача, която никога не изглежда да е достатъчно важна за изпълнение тази седмица, кажете на човека, че просто не можете да му помогнете. Или измислете начин да им помогнете, който отнема пет минути или по-малко от времето ви. И ако познавате някой друг, който може да оцени възможността да изпълни задачата, вижте дали можете да си сътрудничите и да привлечете други да поемат работата.
