Лоши срещи: Всички сме ги преживели. Независимо дали става въпрос за лошо планиране, твърде много разговори или липса на подготовка, лошите срещи губят ценно време и пари.
Но основателят и главен изпълнителен директор на Amazon Джеф Безос може би е пробил кода, за да направи срещите по-продуктивни. Чрез неговото годишно писмо до акционерите, както и a скорошно интервю, Безос даде известна представа за това какво Amazon културата на срещите изглежда.
Всичко се свежда до спазването на три прости правила.
'Два пица' екипа.
'Опитваме се да създадем екипи, които не са по-големи от две пици', каза Безос. 'Ние наричаме това правилото на екипа с две пици.'
Ако някога сте били на среща с твърде много хора, можете да разберете мъдростта в това. Колкото по-голям е екипът, толкова по-голям е броят на мненията - и толкова по-трудно става изводите и вземането на решения. И ако някои от тези много хора просто искат да чуят звука на собствения си глас, вашите срещи са длъжни да издърпват времето.
Но с правилото на екипа с две пици получавате баланса между получаването на различни гледни точки и идеи, като същевременно оставате пъргави и управляеми.
Няма PowerPoint.
„В Amazon не се използват PowerPoints“, гордо заявява Безос. „Някой за срещата е подготвил шест страници ... повествователно структурирана бележка. Той има реални изречения, тематични изречения, глаголи и съществителни - това не са само точки.
В неотдавнашното си писмо до акционерите Безос описва подробно работата, свързана с тези бележки, която според него може да отнеме до една седмица или повече, за да напише и прецизира:
Като моя колегата Carmine Gallo наскоро посочи, бележки като тези са чудесна идея, защото мозъкът ни обработва добри разкази на истории много по-добре от твърдите данни. Такива разказни бележки дават възможност на авторите да предадат изцяло мислите, които стоят зад техните идеи, и дават на участниците в срещата шанса да разберат по-добре пълните концепции.
Разбира се, нищо от това не означава нищо, ако участниците в срещата не се подготвят, което прави третото правило най-доброто от всички.
Започнете с мълчание.
„Ние четем тези бележки мълчаливо по време на срещата“, казва Безос. - Това е като занималня. Всички седят около масата и ние четем мълчаливо, обикновено около половин час, колкото и време да ни отнеме да прочетем документа. И тогава го обсъждаме.
Можете да си представите защо това е толкова полезно. Колко пъти сте стигнали до важна среща, където въпреки най-добрите си намерения просто не сте толкова подготвени, колкото бихте искали да бъдете?
„Точно като деца от гимназията, ръководителите ще блъфират през срещата, сякаш са прочели бележката“, казва Безос. - Защото сме заети. И така, трябва всъщност да си изрежете времето, в което бележката да бъде прочетена - и за това е първият половин час от срещата. И тогава всички всъщност са прочели бележката, те не просто се преструват, че са я прочели.
Безос има преди това възхваляваше използването на това метод защото осигурява неразделено внимание от страна на всички там. Освен това помага за по-добрата подготовка на онези, които водят подобни дискусии - поради уменията и целенасочената мисъл, необходими на първо място да се съберат тези бележки. „Пълните изречения са по-трудни за писане“, обяснява известният основател. 'Няма начин да напишете шестстранна, повествователно структурирана бележка и да нямате ясно мислене.'
Прилагане на практика.
Използвал съм този метод на собствените си срещи и мога да гарантирам за неговата ефективност. Като модератор на срещата можете да сте сигурни, че всички започват със солидна основа и че всички са на една и съща страница. (Извинете, не можах да устоя.)
Но най-вече давате на хората това, от което се нуждаят, за да свършат най-добрата си работа:
Време.
Време за разбиране. Време за продължително размишление. Време за фокусирано мислене.
Всичко това води до по-дълбоки открития.
Така че, не забравяйте:
Екипи с две пици. Няма PowerPoint. Започнете с мълчание.
Следвайте тези три прости правила и превърнете вашите срещи от загуба на време в източник на брилянтни идеи.