Това история за първи път се появи на Музата , уеб дестинация с вълнуващи възможности за работа и експертни съвети за кариера.
Само защото функцията на Google за отмяна на изпращането наскоро въведени не означава, че сте наясно, когато става въпрос за грешки в имейлите. В края на краищата, когато работите толкова бързо, колкото правите, има смисъл само, че ще се подхлъзвате от време на време. Дори да сте перфекционист.
Всъщност има няколко неща, които всички професионалисти в крайна сметка правят в един или друг момент - в кариерата си (ако не веднъж годишно). Така че, вместо да се паникьосвате, просто следвайте нашето ръководство.
1. Щракнете върху Изпрати, преди да се предполага
Трудно е да запазите спокойствие, след като случайно изпратите на някого половин имейл - особено когато сте планирали да преработите, тъй като е изпълнен с печатни грешки, прекомерни удивителни знаци и някои формулировки, които лесно могат да бъдат тълкувани погрешно.
Но не прекарвайте следващите 10 минути в проучване приложения за проследяване на имейл за да видите дали получателят ви е отворил съобщението. Вместо това завършете оригиналния имейл бързо (вече нямате лукса да отделите няколко минути за редактирането му) и напишете следното в горната част:
Направих грешката, като щракнах върху изпращане, преди да завърша имейла, така че, моля, пренебрегнете предишния. Съжалявам за объркването!
2. Случайно отговаряне на всички
Тази грешка се появява в два сценария: Единият, изпращате нещо, което не е поверително, но не е точно предназначено за четене от всички - като имейл до шефа ви относно времето за почивка. Или две, изпращате на цялата компания остър коментар за колега, предназначен само за близък приятел.
За първия сценарий опитайте:
Здравей [група, на която отговори всички],
Ами сега - това беше предназначено за [оригиналния получател]. Извинявам се, че запушихме входящата ви поща!
И за втория сценарий, отидете с:
Извинете, че запушихте входящата си поща! Сигурен съм, че имейлът лесно се тълкува погрешно извън контекста - моля, пренебрегнете го.
Изпращането на това е начало, но все още не сте се отказали. Това не е случайно приплъзване, което може да бъде толкова лесно отстранено. Приближете се до когото и да е, че сте обидили лично (или по телефона), и се извинете - колкото и да е неудобно. След това прочетете това за поетапен подход за това как да се възстановите от този тип по-сериозна работна грешка.
3. Направете възмутителна печатна грешка
Повечето печатни грешки не изискват последваща бележка, но всички сме попаднали на онези, които се нуждаят от грешки, които изискват обяснение. Може би печатарката променя значението на това, което всъщност се опитвате да кажете. Или може би има толкова много, че просто ви кара да изглеждате леко неграмотни.
Вместо да се надявате, че получателят ви ще пренебрегне печата (ите) като грешка, кажете му:
Леле, исках да напиша [правилно написана дума (думи)], а не това, което изпратих по-рано! Ето да правите проверка на правописа по-често.
4. Изпращане на имейл до грешния човек
Тази грешка отново се предлага в два различни сценария. Или изпращате съобщение, свързано с компанията, до Колега Втора вместо Колега Първа, или случайно изпращате чувствителна информация на някой извън компанията.
За първия сценарий напишете:
Съжалявам, този имейл беше написан за някой друг! Знам, че получавате тонове съобщения, така че не се колебайте да изтриете това.
Последният сценарий е, разбира се, много по-сериозен. Преди да се свържете с неправилния получател, преодолейте последствията, като уведомите мениджъра си какво се е случило - и разберете колко чувствителна е била информацията, която сте изтекли. След това, въз основа на инструкциите на вашето по-горе, извинете се на външната страна и учтиво го помолете да изтрие съобщението ви.
Какви са другите ежедневни грешки в имейла и как се възстановявате от тях? Разкажи ми за тях в Twitter ?
