„Твърде много срещи“ и „Твърде много време, загубено в непродуктивни срещи“. Когато дадена компания се бори с ниска ангажираност на служителите, неизменно ще намерите едно от тези оплаквания в горната част на списъка.
Те изглеждат като оплаквания от срещи, но всъщност това са изявления за чувство на неуважение.
Когато някой каже, че са на твърде много срещи, те казват, че хората, които свикват тези срещи, не обръщат внимание на всички останали важни работи в чинията си. Служителят ходи на повече срещи, отколкото натоварването им позволява, принуждавайки ги да крадат време от почивки, ваканции и семейства, за да могат да свършат работата, която трябва да завършат, за да получат заплатата си.
Когато някой се оплаква, че губи време в * непродуктивни * срещи, той казва, че ръководителят на срещата не е уважавал екипа достатъчно, за да планира продуктивна среща. Един припрян лидер може да твърди, че просто не са имали време да съставят план за срещата, което го влошава, защото сега е много ясно, че времето на лидера е безценно, но е приемливо да се губи времето на всички останали.
Ефективните организации провеждат правилните срещи с точните хора в точното време. Те уважават времето, което служителите инвестират в срещи, и се уверяват, че то е използвано продуктивно.
Започването и завършването навреме е от значение, както и справедливото споделяне на времето в рамките на срещата. Може би по-важното е, че внимателните лидери работят, за да планират срещи, които свеждат до минимум прекъсванията в друга работа и избягват да създават неудобства на ненужните участници.
Ето пет начина да изградите уважение към начина, по който планирате срещи.
1. Планирайте срещи по време на естествен преход, за да сведете до минимум времето за смяна на задачите.
Ефективното планиране подобрява фокуса по време на срещи, намалява разходите за смяна на задачи и увеличава времето за продуктивна фокусиране за друга работа. Превключването на задачи е времето, необходимо за насочване на вниманието ви от една задача към друга и пренасочване. Наказанието за смяна на задачата може да изтече навсякъде от допълнителни 10 до 50 минути от деня.
Срещите проведоха първото нещо сутрин, точно преди обедната почивка, а в края на деня се съобразиха с времената, когато работата вече е естествено нарушена. Това създава само едно, а не две прекъсвания при превключване на задачи за всяка среща.
2. Планирайте срещи с достатъчно време за подготовка.
За да бъде времето на срещата продуктивно и фокусирано, всеки ще трябва да дойде подготвен. Ще им трябва време, за да прегледат дневния ред, да прочетат всички доклади и да обмислят въпросите, които ще зададат.
Срещите, насрочени поне два дни предварително, дават време на хората да се подготвят.
3. Оставете време между срещите за преходи.
Продуктивните срещи започват навреме, което става невъзможно, когато на хората им липсва необходимото време да напуснат една среща и да стигнат до следващата.
В дните с множество срещи, насрочването на срещите да приключва поне 10 минути преди началото на следващата среща гарантира на хората да имат време за грациозен преход. Това е достатъчно време за бързо пътуване до тоалетната и връщане на няколко спешни съобщения, което прави огромна разлика в способността на всеки да се фокусира.
4. Блокирайте пълни или половин дни като време за „Няма срещи“.
Хората с висока ефективност редовно блокират времето за работата, която искат да свършат. Известен като блокиране на времето, можете да умножите тази полза в цялата група с определено време за фокусиране без срещи.
Това дава възможност на всички да знаят, че могат да разчитат на няколко последователни часа, за да извършват индивидуална работа всяка седмица, което улеснява планирането, намалява безпокойството и увеличава производителността. Това е особено важно за работещите в областта на знанията, които се нуждаят от големи блокове непрекъснато време, за да свършат най-добрата си работа и да „влязат в потока“.
Например нашият екип оставя и вторник, и петък свободни от срещи.
5. Направете срещите незадължителни.
И накрая, най-простият начин да се уважи времето на всеки е да се уважи преценката му за това как най-добре да се използва това време. Ако вашият екип смята, че има твърде много срещи, уведомете ги, че могат да се откажат от всяка среща, която смятат за ненужна за работата си.
И ако смятат, че една среща не е продуктивна, приемете „закона на два крака“. Това го прави добре да напуснеш тихо среща, когато осъзнаеш, че не използваш добре времето си.
Ако вашата организация се бори да не пуска непродуктивни срещи извън календара, прилагането на само няколко от тези съвети като правила ще изпрати мощно послание за уважение. Когато работите, за да планирате срещи, които зачитат времето на всички, ще се възползвате, ако имате по-ангажирани и лоялни служители, които ще отделят това време, за да работят за вас.
