Има дни, в които усещам, че се давя в имейл. Просто не мога да отговоря на всеки един навреме. Така че, когато най-накрая успея да отделя време за отговор на тези имейли, пръстите ми автоматично започват да пишат тази фраза: „Извинете за забавения отговор ...“
Знам, че не съм сам.
Тези пет думи са станали толкова често срещани в културата на електронната поща, че дори са били тема на скорошна сатирична рубрика „Вик и ропот“ в Нюйоркчанинът от Сузана Волф.
Извинете за забавения отговор. Отворих имейла ви на телефона си, докато датата ми беше в банята, но след това видях, че това изисква повече от отговор „да“ или „не“, реших, че това е твърде много работа, маркирах го като непрочетено и след това забравих за това изцяло до сега!
Желанието да сложа език за съжаление за забавения отговор във всеки един имейл, на който отговарям, е силно. Дори и да отговоря толкова бързо, колкото на следващия ден, чувствам, че ме сърби да се извиня за моя забавен отговор.
Трябва да спрем да го казваме, както посочва Мелиса Дал Наука за нас . Тъй като имейлите рядко са достатъчно спешни, за да изискват от нас да се извиняваме, че сме им отговорили забавено. Истинският проблем с извинението, че не отговаряте незабавно на всеки имейл? Той определя прецедента, че трябва да отговаряме незабавно на всеки имейл. Ако отговорите в разумен срок, за какво да се извините?
Но тъй като съжалението за забавения отговор е толкова обичайно, как да нарушим навика? Ето няколко идеи.
Блокирайте времето си по имейл
Не можем веднага да отговорим на всички имейли, когато влязат. Това ни води до изстискване на тези отговори, когато имаме време, което може да бъде известно време, което може да ни отведе в опасния капан за съжаление за забавения отговор.
Вместо това опитайте да блокирате определено време всеки ден, в което отговаряте на имейли. Следвайки система от списъци със задачи, блокираща времето, вие отделяте определени периоди от деня си за определени задачи. Няма нужда да отговаряте незабавно на този имейл или да се опитате да запомните да отговорите по-късно. Вместо това отговорете през блока от времето през деня, който сте определили за изпращане по имейл. „Когато всичките ни задачи са поставени на определена дата, час и продължителност, ние спим по-спокойно, знаейки, че всичко, което трябва да се свърши, е на негово място“, каза експертът по управление на времето Кевин Круз Бърза компания .
Просто спрете да казвате съжаление
Ако искате да отидете на студена пуйка и да спрете да се извинявате веднъж завинаги, има приставка за Chrome за Gmail, която може да ви помогне. Това е нещо като проверка на правописа, но вместо да улавя правописни грешки, той улавя точни думи като „съжалявам“ и „просто“. Наречен Просто не съжалявам , приставката ще ви предупреди, ако пишете имейл и напишете „съжалявам“, без да обмисляте много защо се извинявате.
Поставете тежестта върху подателя
Някои имейли може да изискват бърз отговор. Но е трудно да преминете през морето, което е вашата пощенска кутия, и да знаете точно кои са това.
Така че поведенческият икономист Дан Ариели излезе с решение. За да помогне за приоритизиране на неотложността на 300-те имейла, които получава на ден, неговият автоматичен отговор моли подателя да попълни формуляр. Във формуляра изпращачът трябва да предостави повече подробности за заявката си, включително до момента, в който очаква отговор. Броят на хората, които се нуждаят от отговор веднага? Само два процента.
„С електронната поща се отнасяме към всичко, сякаш бързаме“, каза Ариели, когато беше на гости Bloomberg's План за игра подкаст. „Има огромна разлика между важно и спешно.“
