Входящата поща на Мерлин Ман е пълна с бъркотия. Това е неудобно за него да признае. Той е човекът, който е измислил концепцията за входяща поща.
Ман е гуру за производителност, който стартира уебсайта 43folders.com през 2004 г. Скоро започна да проповядва евангелието от нулевата пощенска кутия в статии на своя сайт. Нюйоркчанинът го описа като „революционна система за управление на електронната поща“. Ман даде Google Tech Talk на входящата поща нула. Хвана се като горски пожар.
Постигането на нула на входящата поща стана толкова търсено, че изключително популярното приложение Mailbox проектира цялата си продуктова стратегия около удрянето на нулата на входящата поща. Когато стигнахте там, получихте великолепно съобщение „Готово сте“ над красива снимка. Картината щеше да се променя всеки път, играейки преживяването. (Dropbox придоби пощенска кутия и я затвори през 2016 г.)
Но Ман казва, че го правим погрешно. В интервю с Кабелна Великобритания , той обяснява как всички пропуснахме въпроса за нулевата пощенска кутия - и какво трябва да направим вместо това.
Спрете да третирате нулевата пощенска кутия като средство за постигане на цел.
Какво точно е толкова полезно за постигането на нула входяща поща? Възможно е да можеш да кажеш, че си го направил. Чувства се добре. И все пак, поради обема на имейлите, които получаваме в наши дни, това може би вече не е възхитителна цел.
Когато Ман за първи път разкри концепцията за нула входяща поща, той имаше една входяща кутия. Днес имаме още десетки, които биха могли да се считат за пощенски кутии.
Работен имейл
Личен имейл
Twitter DM
Facebook Messenger
DM на Instagram
Отпуснат
Текстови съобщения
Ман разказа Кабелен трябва да дисектирате как прекарвате времето си в тези различни пощенски кутии. Ако вниманието ви е толкова слабо, защото непрекъснато отговаряте на съобщения от всички тези места, не е изненада, че се чувствате стресирани.
Имайте малко грация със себе си. Приемете, че не можете да направите всичко. Забравете да отговорите на всяко едно съобщение. Оставянето на някои от по-малко важните неща да ви задържат ще ви даде малко спокойствие.
Но това не е оправдание просто да се откажете и да спрете да отговаряте на каквото и да било. Изследователите на Microsoft установиха, че игнорирането на имейли е издайнически знак за лош мениджър. Все още трябва да останете на върха на приоритетните елементи във входящата си поща. От вас зависи да решите какви са тези приоритети.
Бъдете предпазливи при подхода с чисти плочи.
Нова година, ново десетилетие. Защо да не изберете ядрената опция и да натиснете delete за всичко? Избършете шистичката и започнете на чисто.
Това е ужасна идея, казва Ман. Вместо това определете ключови области на фокус. Може би можете да натиснете изтриване на определен тип имейл - например известия или промоционални.
Но запазете важните неща. Започнете да формулирате стратегия, за да прецените кое е важно и кое не. Съществуват различни методи за минимизиране на времето, прекарано в имейла. Ман предлага да отделяте време три пъти на ден, за да наваксате пощенската си кутия. Някои специалисти по производителност препоръчват да не проверявате имейла първо сутрин, за да можете вместо това да се съсредоточите върху задълбочени работни задачи.
Тези стратегии може да не работят за всички хора, особено за тези, чиито работни места изискват бързи отговори на имейли. Ако имате известна гъвкавост по отношение на електронната поща, ето няколко подхода:
Изтрийте приложението за електронна поща от телефона си, когато сте на почивка. Не изпадайте в паника. Лесно е да изтеглите приложението отново, когато сте отново онлайн.
Ако трябва да изпратите имейл през уикендите или в нечетни часове, за да ги наваксате, насрочете ги да пристигнат по време на работното време. Това е особено важно, ако сте на ръководна роля, така че да ръководите с пример и да не увековечавате непрекъсната култура. Ако изпращате имейли през всички уикенди, вашите директни отчети ще почувстват, че също трябва.
Изключете известията - имейл и по друг начин, за да не се разсейвате постоянно с спешни, но не е задължително важни пингове. U
