Забележка на редактора: Колумнистката на Inc.com Алисън Грийн отговаря на въпроси относно проблемите на работното място и управлението - всичко от как да се справим с шеф на микроуправление за това как да говорите с някой от вашия екип за телесна миризма.
Читател пише:
Имам служител, който е изключително подробен във всяко отношение. Това може да бъде чудесно в някои случаи, но винаги, когато тя говори (на среща или само един на един), тя е изключително развълнувана. Тя обикновено казва едно и също нещо по три различни начина и след това обобщава. Нейните имейли и писмени проекти са романи.
Откривам, че тя не е напълно наясно с проблема; често преди среща, когато всички се съгласим да бъдем кратки, ще изпълня своята част (с надеждата да бъда пример), но тя не се впуска в нея.
Основната ми грижа е, че хората наистина я настройват, докато тя продължава да говори. Искам тя да успее и затова наистина искам да й дам обратната връзка и инструментите, от които се нуждае. Осъзнавам, че такава е тя и не съм сигурен, че може да се промени. Имате ли съвет?
Зелени отговори:
Абсолютно права си, че този навик ще я задържа професионално; колкото по-високо се изкачва по стълбата и колкото повече е пред мениджърите на по-високо ниво, толкова по-важно ще стане за нея да дестилира съобщение до най-важното и да го предаде бързо и кратко.
Ако приемем, че останалата част от работата й е добра - и затова си струва краткосрочна инвестиция на вашето време, за да й помогнете да се подобри в тази област - ето какво предлагам:
1. Седнете с нея и кажете, че искате да проведете сериозен разговор с нея за трудов навик. Обяснете, че по-краткото предаване на информация не е просто предпочитание за стил; това е бизнес необходимост и това е нещо, върху което имате нужда от нея, за да работите активно. Кажете й, че се притеснявате, че това й влияе професионално и ще продължи да го прави, както и че работата й е добра и заслужава хората да й обърнат внимание, но няма, ако тя не намери начин да общува по-кратко.
2. Дайте й конкретни насоки. Не е достатъчно само да се каже „поддържайте нещата по-къси“, защото нейният калибриращ уред е изключен. Тя не може да разбере кога нещо е твърде дълго. Така че трябва да го напишете. Например, може да й кажете, че никоя бележка не трябва да е по-дълга от една страница и че всяка трябва да бъде написана предимно в точки, имейлът трябва да бъде не повече от три кратки абзаца, а презентациите да не са по-дълги от X минути; тя трябва да наблюдава колко дълго другите говорят на срещи и да говори не повече от това.
3. Тренирайте я активно напред. Например, когато й възлагате писмен проект, в началото й дайте максимален брой страници. Ако се притеснява, че няма да може да включи цялата информация, която смята, че трябва да бъде включена, поговорете с нея. Докато чувате какво се притеснява, че няма да се побере, обяснете защо X е важно да се включи, но Y не. Обяснете, че вземащите решения на по-високо ниво конкретно не го правят искам цялата информация. Те искат заключения и поводи на високо ниво и да могат да се доверят, че това е подкрепено от мисли и изследвания преди да се стигне до тях за да не се налага да отделят времето си за тази част. Някои хора наистина не осъзнават това и смятат, че работата им няма да бъде достоверна или ще изглежда непълна, ако не включват всички подходящи подробности по темата.
4. Не разчитайте на това, че тя подбира намеци , като молбата ви в началото на срещата всички да бъдат кратки или да сте кратки като пример. Това не работи, така че ще трябва да бъдете по-ясни. Вместо това може да кажете на среща „Джейн, бихте ли ни дали едноминутен преглед на X?“ Или когато сте само двамата: „Това е повече, отколкото ми трябва; Надявам се, че сте покрили подробностите, без да е необходимо да съм в течение. Кои са частите, за които се нуждаете от моята информация? '
5. И последно, не забравяйте да й дадете обратна връзка по пътя , независимо дали е „Стартът на вашата презентация по разговора беше страхотен, но мисля, че започнахте да губите хора, когато говорихте за подробности за това как ще работи новият софтуер“ или „Тази бележка е чудесен пример за това как прилагате на практика какво говорихме и ми харесва как предадохте цялата информация на високо ниво по лесен за преглед начин.
Ако сте готови да инвестирате малко време, за да направите това, трябва или да видите реална промяна през следващите няколко месеца, или не. Ако не го направите, липсата на подобрение може да означава, че тя получава по-малко или никакви възможности да представи пред висшето ръководство, или че никога няма да бъде първият ви избор за по-високопрофилни проекти или че това се отразява на способността й да напредва в организация. Или може просто да означава, че ще трябва да продължите да изпращате проекти обратно към нея с инструкции за тяхното съкращаване.
Каквито и да са вероятните последици, говорете с нея изрично за тях, за да стане ясно какъв е компромисът, който прави. Но с няколко месеца фокусиран треньор по това, мисля, че имате голям шанс да й помогнете да се подобри значително.
Искате да изпратите свой въпрос? Изпратете го на alison@askamanager.org .